Z pozoru wszystko wydaje się być proste – dwójka rozmówców i intencja przekazania komunikatu. Okazuje się być to jednak często zbyt mało, aby komunikat został precyzyjnie odebrany – dlaczego?
Po pierwsze dlatego, że każda komunikacja odbywa się w pewnym kontekście, który ma co najmniej kilka aspektów:
- aspekt fizyczny – będzie wyznaczany przez otoczenie, np. temperatura, oświetlenie, czas i miejsce przebiegu procesu, a więc tak zwana zewnętrzna atmosfera,
- aspekt historyczny – uczestnicy procesu komunikacji mogą mieć wcześniejsze doświadczenia, do których mogą się odwoływać,
- aspekt psychologiczny – uczestnicy procesu mogą wzajemnie siebie różnie postrzegać, ich relacje mogą być przyjazne bądź nie, cechować ich może życzliwość, albo wręcz przeciwnie wrogość,
- aspekt kulturowy – będzie obejmował wierzenia, wartości, symbole i zachowania uznawane przez zbiorowości, do których należą interlokutorzy.
Uczestnicy procesu komunikacji posiadają także swoiste filtry, które będą decydowały o jakości tego procesu. Będą do nich należały osobiste doświadczenia, uczucia, wyznawane poglądy, idee czy wartości, a także wykonywane zawody. Wpływ na jakość procesu będzie miał także stosunek do uczestników komunikacji.
Na komunikacje wpływ będzie miał także kanał, czyli droga przekazu i środek transportu komunikatu od nadawcy do odbiorcy. A więc inaczej będzie się ona odbywać twarzą w twarz, a inaczej za pośrednictwem telefonu czy też e-maila.
Na jakość komunikacji będą miały wpływ wszelkiego rodzaju szumy, a więc różnego rodzaju zakłócenia czy zniekształcenia. Możemy je podzielić na:
- zewnętrzne – związane z otoczeniem – będzie to na przykład hałas, który uniemożliwia spokojną komunikację,
- wewnętrzne – związane z uczuciami i predyspozycjami psychicznymi rozmówców – jeśli jeden z nich będzie się gorzej czuł, proces komunikacji może nie przebiegać prawidłowo,
- semantyczne – będące konsekwencją zamierzonego, bądź nie złego użycia przez nadawcę, które uniemożliwia precyzyjne i właściwe jego odkodowanie.
Celem komunikacji jest sprzężenie zwrotne – a więc odpowiednie reakcja odbiorcy na komunikat przekazywany przez nadawcę. Dzięki niemu proces komunikacji nabiera charakteru transakcyjnego i staje się rodzajem wymiany myśli pomiędzy jego uczestnikami.
To tylko część elementów, które mają wpływ na komunikację. Ma ona zaś kardynalne znaczenie w świecie biznesu. Można i powinno się ją doskonalić.
